Robienie kosztów na koniec roku – czy naprawdę warto?

Końcówka roku w wielu firmach wygląda podobnie. Przedsiębiorca sprawdza osiągnięty dochód, orientacyjną wysokość podatku i zaczyna zastanawiać się: „Może kupić coś na firmę, żeby zrobić koszty?”

Nowy laptop, telefon, wyposażenie biura, zapas materiałów, szkolenie albo oprogramowanie. Pomysł wydaje się prosty: większe koszty oznaczają niższy dochód, a niższy dochód może oznaczać mniejszy podatek.

Tylko czy wydawanie pieniędzy wyłącznie po to, żeby „zrobić koszt”, rzeczywiście się opłaca?

Odpowiedź brzmi: czasami tak, ale nie zawsze.

Co właściwie oznacza „robienie kosztów”?

Kosztem uzyskania przychodu może być wydatek związany z działalnością, poniesiony w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. Nie wystarczy więc kupić czegokolwiek i poprosić o fakturę na firmę. Wydatek powinien mieć rzeczywisty związek z prowadzonym biznesem i nie może należeć do kategorii wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych.

Przykładowo, w zależności od rodzaju działalności uzasadnionym kosztem mogą być:

• komputer lub monitor wykorzystywany do pracy,
• telefon służbowy,
• materiały biurowe,
• oprogramowanie i abonamenty,
• wyposażenie stanowiska pracy,
• reklama i działania marketingowe,
• szkolenia związane z działalnością,
• usługi prawne, księgowe czy informatyczne,
• narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania usług.

Kluczowe pytanie nie brzmi więc: „Co mogę kupić, żeby mieć koszt?”, tylko:

„Czy ten zakup jest mojej firmie rzeczywiście potrzebny?”

Koszt 10 000 zł nie oznacza 10 000 zł oszczędności

To jeden z najczęstszych błędów w myśleniu o kosztach firmowych.

Jeżeli przedsiębiorca wydaje 10 000 zł tylko po to, aby obniżyć podatek, nie oznacza to, że urząd skarbowy „odda” mu 10 000 zł.

Koszt zmniejsza podstawę opodatkowania, a nie podatek w stosunku 1:1.

Przykładowo przy podatku liniowym 19%, jeżeli wydatek w wysokości 10 000 zł może zostać w całości zaliczony do kosztów podatkowych, samo zmniejszenie PIT wyniosłoby co do zasady około 1 900 zł, pomijając wpływ innych elementów rozliczenia.

Przedsiębiorca nadal wydał jednak 10 000 zł.

Dlatego zakup rzeczy, której firma wcale nie potrzebuje, wyłącznie dla podatkowej oszczędności, często przypomina kupowanie kurtki za 1000 zł tylko dlatego, że jest przeceniona o 200 zł. Rabat istnieje, ale z konta nadal znika 800 zł.

Kiedy zwiększenie kosztów przed końcem roku może mieć sens?

Zdecydowanie inaczej wygląda sytuacja, gdy firma i tak planowała określony wydatek w najbliższych miesiącach.

Załóżmy, że przedsiębiorca wie, że w styczniu lub lutym będzie musiał:

• wymienić komputer,
• kupić specjalistyczne narzędzia,
• odnowić licencję na oprogramowanie,
• wykupić szkolenie,
• zainwestować w stronę internetową,
• rozpocząć kampanię reklamową.

Jeżeli zakup jest gospodarczo uzasadniony, firma ma odpowiednią płynność finansową i przepisy pozwalają rozpoznać koszt w danym okresie, przesunięcie zaplanowanego wydatku na końcówkę roku może być racjonalną decyzją.

Wtedy nie wydajemy pieniędzy dla kosztu. Po prostu wcześniej realizujemy inwestycję, która i tak była potrzebna.

I to jest zasadnicza różnica.

Nie każdy wydatek od razu obniży dochód

To szczególnie ważne przed większymi zakupami.

Sam fakt otrzymania faktury w grudniu nie zawsze oznacza, że cała jej wartość automatycznie pomniejszy dochód za ten rok.

Znaczenie może mieć między innymi:

• rodzaj zakupionego składnika,
• jego wartość,
• sposób wykorzystania,
• sposób prowadzenia księgowości,
• zasady amortyzacji,
• okres, którego dotyczy wydatek.

Przepisy przewidują między innymi zasady dotyczące środków trwałych i jednorazowej amortyzacji. Dla określonych podatników obowiązują również limity jednorazowych odpisów amortyzacyjnych.

Dlatego przy większym zakupie warto najpierw zapytać księgową, jaki będzie jego rzeczywisty efekt podatkowy, a dopiero potem podejmować decyzję.

A co z zakupem towarów przed końcem roku?

Tutaj również trzeba zachować ostrożność.

Kupowanie dużego zapasu towarów lub materiałów tylko po to, żeby „zrobić koszt”, nie zawsze przyniesie oczekiwany rezultat. W przypadku przedsiębiorców prowadzących KPiR znaczenie może mieć również spis z natury, który obejmuje m.in. towary i materiały znajdujące się w firmie na koniec okresu. Przedsiębiorcy prowadzący KPiR mają obowiązki związane ze sporządzaniem spisu z natury.

Dlatego grudniowe zatowarowanie magazynu nie powinno być traktowane jako prosty przycisk „obniż podatek”.

A jeśli firma jest na ryczałcie?

To bardzo ważne.

Przedsiębiorca rozliczający działalność ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych płaci podatek od przychodu, a w ramach tej formy prowadzi ewidencję przychodów.

Oznacza to, że typowe wydatki firmowe nie działają tutaj tak, jak przy skali podatkowej czy podatku liniowym.

Dlatego hasło:

„Muszę zrobić koszty przed końcem roku”

w przypadku ryczałtowca może w ogóle nie prowadzić do oczekiwanego obniżenia podatku dochodowego.

Forma opodatkowania ma więc ogromne znaczenie.

Podatek to nie wszystko – pamiętaj o płynności finansowej

Przedsiębiorcy czasami tak mocno koncentrują się na podatku, że zapominają o najważniejszym: pieniądzach pozostających na rachunku firmy.

Wyobraź sobie dwie sytuacje.

Firma A ma do zapłaty większy podatek, ale na koncie pozostaje jej 80 000 zł.

Firma B wydaje w grudniu 40 000 zł na rzeczy, których właściwie nie potrzebuje, żeby obniżyć dochód.

Firma B może zapłacić mniejszy podatek, ale jednocześnie pozbywa się znacznej części gotówki.

A gotówka może być potrzebna już w styczniu na:

• wynagrodzenia,
• ZUS,
• podatki,
• VAT,
• czynsz,
• raty leasingowe,
• zakup towaru,
• nowe inwestycje.

Dobry wynik finansowy i podatek do zapłaty nie są problemem samym w sobie.

Podatek często oznacza po prostu, że firma zarobiła pieniądze.

Kiedy zakup przed końcem roku jest rozsądny?

Przed podjęciem decyzji warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

1. Czy firma naprawdę potrzebuje tego produktu lub usługi?
2. Czy planowałam ten zakup również bez korzyści podatkowej?
3. Czy wydatek ma związek z prowadzoną działalnością?
4. Czy zakup rzeczywiście będzie kosztem podatkowym?
5. Czy cały koszt będzie można rozliczyć jeszcze w tym roku?
6. Jak zakup wpłynie na płynność finansową firmy?
7. Czy pieniądze nie będą bardziej potrzebne na początku kolejnego roku?

Jeżeli jedynym argumentem za zakupem jest:

„Bo szkoda oddać pieniądze urzędowi”

warto policzyć wszystko jeszcze raz.

Przykład – laptop potrzebny w firmie

Przedsiębiorca od kilku miesięcy planuje wymianę komputera, ponieważ obecny sprzęt utrudnia wykonywanie pracy.

Firma osiągnęła dobry wynik finansowy, dysponuje wolnymi środkami i zakup sprzętu był zaplanowany na początek następnego roku.

W takim przypadku wcześniejsze dokonanie zakupu może mieć sens. Firma otrzymuje potrzebne narzędzie pracy, a jednocześnie, przy spełnieniu warunków podatkowych, wydatek może wpłynąć na rozliczenie podatkowe.

To przykład planowania wydatków, a nie sztucznego generowania kosztów.

Przykład – zakupy „byle mieć fakturę”

Przedsiębiorca dowiaduje się w grudniu, że osiągnął wysoki dochód.

Zaczyna więc kupować dodatkowy telefon, nowy fotel, sprzęt elektroniczny i kilka innych rzeczy, mimo że dotychczasowe wyposażenie jest w pełni wystarczające.

Wydaje łącznie kilkanaście tysięcy złotych.

Podatek rzeczywiście może być niższy, ale przedsiębiorca pozostaje z mniejszą ilością gotówki i przedmiotami, których nie potrzebował.

Ekonomicznie takie działanie często się po prostu nie opłaca.

Lepsze pytanie: co warto zaplanować przed końcem roku?

Zamiast w grudniu gorączkowo szukać faktur kosztowych, lepiej wcześniej zrobić krótką analizę sytuacji firmy.

Warto sprawdzić:

• przewidywany przychód i dochód za cały rok,
• wysokość poniesionych kosztów,
• planowane inwestycje,
• większe zakupy przewidziane na kolejne miesiące,
• płynność finansową,
• formę opodatkowania,
• możliwość skorzystania z dostępnych ulg i odliczeń.

Wtedy końcówka roku przestaje przypominać podatkową wyprzedaż last minute.

Robić koszty czy nie? Podsumowanie

Nie warto wydawać pieniędzy tylko po to, żeby zapłacić niższy podatek.

Koszty mają sens przede wszystkim wtedy, gdy stoją za nimi rzeczywiste potrzeby firmy.

Jeżeli planujesz zakup, który pomoże rozwijać działalność, zwiększyć sprzedaż, poprawić organizację pracy lub zabezpieczyć biznes, końcówka roku może być dobrym momentem na jego realizację.

Jeżeli jednak zakup ma powstać wyłącznie dlatego, że „trzeba zrobić koszty”, warto najpierw policzyć jego rzeczywistą opłacalność.

Czasami najlepszą decyzją podatkową jest… nie kupować niczego.

Planujesz większe wydatki przed końcem roku?

Nie masz pewności, czy planowany zakup będzie kosztem podatkowym i czy warto zrealizować go jeszcze przed końcem roku?

W Biurze Rachunkowym Nicole Kaczorowska pomagam przedsiębiorcom analizować rozliczenia i podejmować decyzje na podstawie konkretnych liczb, a nie podatkowych mitów.

Obsługuję przedsiębiorców z Siechnic i całej Polski online.

Skontaktuj się ze mną i sprawdźmy, jak wygląda sytuacja podatkowa Twojej firmy przed końcem roku.

Artykuł ma charakter ogólnoinformacyjny. Sposób rozliczenia konkretnego wydatku zależy m.in. od formy prowadzonej działalności, rodzaju wydatku i indywidualnej sytuacji podatnika.