Nie odbierają telefonu. Na pytania odpowiadają po kilku dniach. O wysokości podatku dowiadujesz się tuż przed terminem płatności. Nie masz pewności, czy dokumenty są prawidłowo zaksięgowane, a każda próba uzyskania wyjaśnienia kończy się jeszcze większym chaosem.

W takiej sytuacji wielu przedsiębiorców zaczyna zastanawiać się nad zmianą biura rachunkowego.

I wtedy pojawia się kolejne pytanie:

Czy zmiana księgowej w trakcie prowadzenia firmy nie spowoduje jeszcze większych problemów?

Dobra wiadomość jest taka, że biuro rachunkowe można zmienić również w trakcie roku. Kluczowe jest odpowiednie zaplanowanie przekazania dokumentacji, dostępów oraz pełnomocnictw.

Sprawdź, jak wygląda zmiana biura rachunkowego krok po kroku i na co zwrócić uwagę, aby przeprowadzić ją spokojnie i bez niepotrzebnego zamieszania.

Kiedy warto rozważyć zmianę biura rachunkowego?

Nie każda drobna pomyłka czy opóźniona odpowiedź powinna automatycznie oznaczać zakończenie współpracy. Jeżeli jednak problemy powtarzają się i zaczynają wpływać na prowadzenie firmy, warto zastanowić się, czy obecny model współpracy rzeczywiście Ci odpowiada.

Sygnałem ostrzegawczym może być między innymi:

• brak regularnego kontaktu z księgową,
• bardzo długi czas oczekiwania na odpowiedź,
• brak informacji o wysokości podatków z odpowiednim wyprzedzeniem,
• trudności z uzyskaniem wyjaśnienia dotyczącego rozliczeń,
• częste błędy w dokumentach,
• brak informacji o ważnych zmianach dotyczących Twojej firmy,
• problemy z dostępem do dokumentacji księgowej,
• brak jasnego podziału odpowiedzialności,
• nieczytelny sposób rozliczania dodatkowych usług,
• brak wsparcia przy rozwijaniu firmy,
• poczucie, że biuro jedynie „księguje faktury”, ale nie zna specyfiki Twojej działalności.

Dobre biuro rachunkowe nie musi odpowiadać na każdą wiadomość w ciągu pięciu minut. Powinieneś jednak wiedzieć, do kogo zwrócić się z pytaniem, kiedy otrzymasz odpowiedź oraz jakie obowiązki realizuje biuro.

Czy biuro rachunkowe można zmienić w trakcie roku?

Tak.

Nie trzeba czekać do 1 stycznia ani do zakończenia roku podatkowego.

W praktyce wygodnym momentem na zmianę jest często koniec miesiąca, ponieważ pozwala wyraźnie ustalić, za jaki okres odpowiada dotychczasowe biuro, a od którego miesiąca księgowość przejmuje nowe.

Zmiana na przełomie roku również może być wygodna, ale nie warto pozostawać przez kilka kolejnych miesięcy w źle funkcjonującej współpracy tylko dlatego, że „księgowej nie zmienia się w środku roku”.

Najważniejszy jest dobrze przygotowany proces przekazania dokumentacji.

Krok 1. Sprawdź umowę z obecnym biurem rachunkowym

Zanim poinformujesz dotychczasowe biuro o zakończeniu współpracy, przeczytaj zawartą umowę.

Zwróć szczególną uwagę na:

• okres wypowiedzenia,
• sposób złożenia wypowiedzenia,
• termin zakończenia obsługi,
• zasady przekazania dokumentacji,
• ewentualne dodatkowe opłaty,
• zakres obowiązków biura po rozwiązaniu umowy.

Umowa może przewidywać na przykład miesięczny okres wypowiedzenia. W takiej sytuacji decyzję o zmianie warto podjąć odpowiednio wcześniej.

Sprawdź też, kto zgodnie z umową odpowiada za przygotowanie dokumentacji do przekazania nowemu biuru.

Krok 2. Wybierz nowe biuro, zanim zakończysz starą współpracę

Jednym z częstszych błędów jest najpierw wypowiedzenie umowy, a dopiero później rozpoczęcie poszukiwania nowej księgowej.

Bezpieczniej zrobić odwrotnie.

Najpierw znajdź biuro, które chce przejąć księgowość, przedstaw mu swoją sytuację i ustal termin rozpoczęcia obsługi.

Nowe biuro powinno wiedzieć między innymi:

• jaką formę działalności prowadzisz,
• jaką masz formę opodatkowania,
• czy jesteś podatnikiem VAT,
• ilu masz pracowników lub zleceniobiorców,
• jak dużo dokumentów generuje firma,
• czy prowadzisz sprzedaż zagraniczną,
• czy korzystasz z KSeF,
• czy masz środki trwałe,
• czy rozliczasz leasingi, kredyty lub inne zobowiązania,
• czy były prowadzone kontrole lub korekty rozliczeń.

Dzięki temu można wcześniej określić, jakie dokumenty będą potrzebne do kontynuowania księgowości.

Krok 3. Ustal konkretną datę przejęcia księgowości

Bardzo ważne jest jednoznaczne ustalenie:

do jakiego dnia odpowiada stare biuro i od jakiego dnia rozpoczyna pracę nowe.

Przykładowo:

dotychczasowe biuro rozlicza dokumenty do 30 września,

a nowe biuro przejmuje księgowość od 1 października.

Taki podział ogranicza ryzyko sytuacji, w której jedna deklaracja zostanie wysłana dwa razy albo, co gorsza, nie wyśle jej nikt.

Warto również ustalić, kto przygotuje ostatnie rozliczenia VAT, ZUS, wynagrodzenia czy zaliczki na podatek za okres obejmowany jeszcze przez poprzednie biuro.

Krok 4. Odbierz kompletną dokumentację księgową

To jeden z najważniejszych etapów całej zmiany.

Zakres dokumentacji zależy od rodzaju prowadzonej księgowości, ale może obejmować między innymi:

• KPiR,
• ewidencję przychodów przy ryczałcie,
• księgi rachunkowe,
• rejestry VAT,
• ewidencję środków trwałych,
• ewidencję wartości niematerialnych i prawnych,
• dokumentację dotyczącą wyposażenia,
• deklaracje podatkowe,
• pliki JPK,
• Urzędowe Poświadczenia Odbioru,
• rozliczenia ZUS,
• dokumentację kadrową i płacową,
• listy płac,
• informacje o urlopach i absencjach,
• umowy pracowników i zleceniobiorców,
• zestawienia należności i zobowiązań,
• informacje dotyczące amortyzacji,
• rozliczenia leasingów,
• informacje o zaliczkach na podatek,
• wcześniejsze korekty deklaracji,
• istotną korespondencję z urzędem skarbowym lub ZUS.

W przypadku pełnej księgowości zakres danych potrzebnych do prawidłowego przejęcia firmy będzie zwykle znacznie szerszy.

Nowe biuro powinno przed rozpoczęciem współpracy określić, czego dokładnie potrzebuje.

Krok 5. Sprawdź pełnomocnictwa

Zmiana biura rachunkowego nie kończy się na przekazaniu segregatora czy folderu z dokumentami.

Dotychczasowej księgowej mogły zostać udzielone pełnomocnictwa pozwalające na wykonywanie określonych czynności w imieniu przedsiębiorcy.

Jednym z najważniejszych jest UPL-1, czyli pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych elektronicznie. Aktualne przepisy pozwalają złożyć UPL-1 również za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego. Do zmiany lub odwołania takiego pełnomocnictwa służy OPL-1.

Jeżeli poprzednie biuro lub konkretna osoba posiada także pełnomocnictwo ogólne PPO-1, warto sprawdzić, czy po zakończeniu współpracy nadal powinno ono pozostawać aktywne. PPO-1 pozwala działać w sprawach podatkowych, ale nie zastępuje UPL-1 w zakresie podpisywania deklaracji.

Nowemu biuru można następnie nadać odpowiednie pełnomocnictwa zgodnie z zakresem współpracy.

Krok 6. Pamiętaj o uprawnieniach w KSeF

Od 2026 roku przy zmianie biura rachunkowego trzeba zwrócić uwagę również na Krajowy System e-Faktur.

Jeżeli poprzednie biuro ma dostęp do wystawiania lub przeglądania faktur Twojej firmy w KSeF, po zakończeniu współpracy warto zweryfikować zakres nadanych uprawnień.

KSeF pozwala odebrać wcześniej nadane uprawnienia, a biuru rachunkowemu można nadać dostęp między innymi do wystawiania i przeglądania faktur.

Przy zmianie księgowej warto więc ustalić:

• jakie uprawnienia posiada stare biuro,
• które z nich należy odebrać,
• jaki zakres dostępu ma otrzymać nowe biuro,
• kto będzie wystawiał faktury,
• kto będzie pobierał faktury zakupowe,
• kto będzie zarządzał uprawnieniami.

Nie należy przekazywać nowemu biuru prywatnych danych logowania czy certyfikatów przypisanych do konkretnej osoby, jeżeli system pozwala nadać prawidłowe uprawnienia bez takiego działania.

Krok 7. Zaktualizuj dane w CEIDG

Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i w CEIDG wskazane są dane biura rachunkowego prowadzącego dokumentację, zmiana księgowej może wymagać aktualizacji wpisu.

W CEIDG można wskazać między innymi dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową oraz adres miejsca jej przechowywania. Instrukcja CEIDG przewiduje również możliwość zgłoszenia rozwiązania umowy z poprzednim biurem i następnie danych nowego podmiotu.

Warto przy tej okazji sprawdzić cały wpis przedsiębiorcy i upewnić się, że pozostałe dane również są aktualne.

A co w przypadku spółki?

W przypadku spółek procedura wygląda inaczej niż przy JDG.

Przykładowo dane uzupełniające dotyczące spółki, w tym adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej, mogą podlegać zgłoszeniu do urzędu skarbowego na formularzu NIP-8.

Dlatego przy przejmowaniu księgowości spółki warto ustalić z nowym biurem, które zgłoszenia aktualizacyjne są potrzebne w konkretnej sytuacji.

Czy nowe biuro powinno sprawdzić poprzednią księgowość?

Przejęcie księgowości nie zawsze oznacza pełny audyt wszystkich wcześniejszych lat.

Warto jednak, aby nowe biuro zweryfikowało przynajmniej dane potrzebne do kontynuowania rozliczeń.

Może to obejmować na przykład:

• salda podatkowe,
• rozrachunki,
• środki trwałe,
• nierozliczone dokumenty,
• dane pracowników,
• ostatnie deklaracje,
• ciągłość numeracji i ewidencji,
• informacje o złożonych korektach.

Jeżeli przedsiębiorca ma podejrzenie, że wcześniejsze rozliczenia były prowadzone nieprawidłowo, zakres weryfikacji należy ustalić osobno.

Czy najlepiej zmienić biuro rachunkowe od stycznia?

Zmiana na początku roku ma swoje zalety. Pozwala rozpocząć nowy rok podatkowy z jednym biurem i ogranicza liczbę dokumentów wymagających przekazania w trakcie okresu rozliczeniowego.

Nie oznacza to jednak, że styczeń jest jedynym dobrym momentem.

Jeśli obecne biuro:

• regularnie popełnia błędy,
• nie odpowiada na wiadomości,
• nie przekazuje informacji potrzebnych do prowadzenia firmy,
• przestało spełniać Twoje potrzeby,

czekanie przez kilka miesięcy tylko po to, żeby zmienić księgową od stycznia, może nie mieć większego sensu.

Dobrze przygotowana zmiana jest możliwa także w maju, sierpniu czy październiku.

Czy zmiana biura rachunkowego jest trudna?

Z perspektywy przedsiębiorcy lista formalności może początkowo wyglądać groźnie.

W praktyce największą różnicę robi dobra organizacja.

Jeżeli nowe biuro wcześniej przygotuje listę potrzebnych dokumentów, ustali termin przejęcia, wskaże wymagane pełnomocnictwa i pomoże uporządkować dostęp do systemów, zmiana może przebiec bez większych komplikacji.

Dlatego przed wyborem nowej księgowej warto zapytać:

„Czy pomożecie mi w przejęciu dokumentacji z poprzedniego biura?”

Odpowiedź sporo mówi o tym, jak będzie wyglądać późniejsza współpraca.

Jak wybrać nowe biuro rachunkowe?

Zmiana księgowej ma sens tylko wtedy, gdy nowe biuro rzeczywiście rozwiązuje problemy, z którymi borykałeś się wcześniej.

Przed podpisaniem umowy warto zapytać między innymi:

Jak wygląda kontakt z księgową?

Czy będziesz wiedzieć, kto prowadzi Twoją firmę? Jak można zadawać pytania i jaki jest standardowy czas odpowiedzi?

Kiedy otrzymasz informację o podatkach?

Warto ustalić, z jakim wyprzedzeniem otrzymasz kwoty do zapłaty.

Jak przekazuje się dokumenty?

Czy biuro korzysta z elektronicznego obiegu dokumentów? Czy musisz dostarczać papierowe faktury?

Czy biuro obsługuje firmy podobne do Twojej?

Inaczej wygląda księgowość prostego JDG usługowego, inaczej spółki z pracownikami, a jeszcze inaczej sklepu internetowego rozliczającego VAT OSS i sprzedaż zagraniczną.

Co znajduje się w cenie?

Zapytaj o podstawowy abonament oraz koszty dodatkowych usług.

Jak wygląda procedura zmiany biura?

Dobre biuro powinno potrafić jasno powiedzieć, jakich dokumentów potrzebuje i jak wygląda cały proces przejęcia księgowości.

Checklista – zmiana biura rachunkowego

Przed zakończeniem procesu sprawdź:

• czy wypowiedziałeś dotychczasową umowę zgodnie z jej warunkami,
• czy ustalono ostatni okres rozliczany przez poprzednie biuro,
• czy podpisałeś umowę z nowym biurem,
• czy przekazano kompletną dokumentację,
• czy nowe biuro otrzymało potrzebne dane księgowe,
• czy sprawdzono UPL-1 oraz inne pełnomocnictwa,
• czy odebrano niepotrzebne dostępy poprzedniemu biuru,
• czy nadano właściwe uprawnienia w KSeF,
• czy zaktualizowano odpowiednie dane rejestrowe,
• czy ustalono zasady przekazywania dokumentów,
• czy wiadomo, kto odpowiada za najbliższe deklaracje i płatności.

Dopiero gdy wszystkie te elementy są ustalone, można uznać zmianę za zakończoną.

Najczęstsze błędy przy zmianie biura rachunkowego

Zbyt szybkie wypowiedzenie umowy

Najpierw sprawdź okres wypowiedzenia i znajdź nowe biuro.

Brak kompletnej dokumentacji

Kilka miesięcy później może okazać się, że brakuje ewidencji środka trwałego, deklaracji albo informacji potrzebnej do sporządzenia rocznego rozliczenia.

Pozostawienie starych pełnomocnictw i dostępów

Po zakończeniu współpracy warto sprawdzić zarówno pełnomocnictwa podatkowe, jak i uprawnienia w systemach elektronicznych.

Niejasna data przejęcia

„Od przyszłego miesiąca” to za mało. Ustal konkretną datę i dokładnie określ, kto rozlicza dany okres.

Wybór biura wyłącznie na podstawie ceny

Różnica kilkudziesięciu złotych miesięcznie może mieć niewielkie znaczenie w porównaniu z jakością kontaktu, bezpieczeństwem dokumentacji czy znajomością specyfiki Twojej firmy.

Zmiana księgowej nie musi oznaczać stresu

Przedsiębiorcy często odwlekają zmianę biura rachunkowego, ponieważ obawiają się formalności albo problemów z przekazaniem dokumentów.

Tymczasem pozostawanie w źle działającej współpracy również ma swoją cenę.

Jeżeli nie masz zaufania do rozliczeń, nie możesz uzyskać odpowiedzi na podstawowe pytania albo kontakt z księgowością stał się kolejnym firmowym obowiązkiem zamiast wsparciem, warto przynajmniej sprawdzić dostępne możliwości.

Dobrze zaplanowane przejęcie księgowości pozwala zmienić biuro również w trakcie roku i zachować ciągłość rozliczeń.

Chcesz zmienić biuro rachunkowe?

Prowadzisz firmę i zastanawiasz się nad zmianą księgowej?

W Biurze Rachunkowym Nicole Kaczorowska pomagam przedsiębiorcom przejść przez proces zmiany biura, uporządkować dokumentację i rozpocząć współpracę bez zbędnego chaosu.

Obsługuję JDG i spółki z Siechnic oraz klientów z całej Polski online

Możemy wspólnie ustalić:

• kiedy najlepiej zakończyć współpracę z dotychczasowym biurem,
• jakie dokumenty należy odebrać,
• jakie pełnomocnictwa i uprawnienia trzeba zmienić,
• od którego miesiąca mogę przejąć prowadzenie księgowości.

Skontaktuj się ze mną i sprawdź, jak może wyglądać bezpieczne przejęcie księgowości Twojej firmy.

Artykuł ma charakter ogólnoinformacyjny. Zakres formalności związanych ze zmianą biura rachunkowego może zależeć między innymi od formy prawnej firmy, zakresu udzielonych pełnomocnictw oraz sposobu prowadzenia dokumentacji.